Choix du meilleur logiciel de gestion de projet : les critères à prendre en compte

De nombreux logiciels de gestion de projet (PM pour Project Management) existent sur le marché. Ils aident les équipes à planifier, coordonner et suivre efficacement leurs projets. Cependant, avec une telle variété d’options disponibles, il s’avère difficile de choisir le logiciel le plus adapté à ses besoins. 

Fonctionnalités proposées par les meilleurs logiciels de gestion de projet

Afin de choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre entreprise, vous devez comparer les fonctionnalités des différents outils disponibles. Identifiez celles qui sont essentielles au bon déroulement de votre projet. Les logiciels PM couvrent généralement : 

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• le suivi des tâches ; 
• le planning ; 
• les budgets ; 
• les documents partagés ; 
• la gestion des ressources humaines ; 
• la communication au sein de l’équipe projet. 

Certains proposent également des modules additionnels tels que la gestion des risques, des appels d’offres, de la qualité ou encore de la configuration. 

Compatibilité et intégrations 

Les équipes projet utilisent de nombreux outils numériques au quotidien pour collaborer efficacement. De ce fait, le logiciel de gestion de projet doit s’intégrer de manière transparente à cet écosystème applicatif.

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Le logiciel PM doit pouvoir communiquer avec les principales suites bureautiques, comme Microsoft Office ou Google Workspace. L’interopérabilité est cruciale pour exporter simplement des documents vers le système de gestion de projet. Elle permet aussi d’importer des données dans des tableaux ou des logiciels de traitement de texte.

Par ailleurs, plusieurs projets impliquent le partage de fichiers volumineux via des espaces de stockage dédiés dans le cloud. Le logiciel PM doit permettre de se synchroniser en temps réel avec ces plateformes de fichiers, comme : 

• Sharepoint ; 
• OneDrive ; 
• Google Drive. 

Cela évite les envois multiples de pièces jointes et garantit que chaque membre de l’équipe travaille sur la dernière version des documents.

Les messageries d’entreprise sont incontournables pour coordonner les échanges au sein d’un projet. Il convient donc que le logiciel PM intègre les principaux réseaux sociaux d’entreprise (Slack, Teams,etc.). Il devient alors possible de rattacher automatiquement les conversations aux bonnes tâches ou réunions dans le planning.

Prix et modalités d’abonnement

La question financière est déterminante lors du choix d’un logiciel de gestion de projet. Il faut réaliser une étude précise du coût total de possession sur la durée d’utilisation envisagée.

Les devis sont généralement établis en fonction du nombre d’utilisateurs simultanés, avec des prix  démarrant autour de quelques dizaines d’euros pour les licences individuelles. Les tarifs peuvent rapidement dépasser plusieurs centaines d’euros pour les équipes nombreuses. Certains éditeurs proposent des formules dégressives en cas de souscription pluriannuelle.

Outre le montant des licences, il convient d’analyser les coûts annexes comme : 

• l’hébergement des données ; 
• la maintenance logicielle ; 
• les éventuels services supplémentaires. 

Les abonnements à l’usage, calculés mois par mois, peuvent s’avérer plus onéreux sur le long terme comparés à un forfait annuel. De plus, les modalités d’abonnement (prépaiement annuel, renouvellement tacite, résiliation en cours d’année…) doivent être en phase avec la politique financière de l’entreprise.

Mobilité et autonomie

Avec la généralisation du télétravail et des horaires flexibles, les équipes projet sont disséminées géographiquement et autonomes dans leur manière de travailler. Le choix d’un logiciel de gestion de projet doit répondre à ces nouveaux modes de collaboration décentralisés.

L’accessibilité depuis tous types d’appareils est primordiale. Le logiciel doit proposer une version web responsive, adaptable à tout écran. Il doit également être compatible avec des applications natives sur mobile pour consulter et modifier les données projets depuis son smartphone ou tablette.

Ces applications mobiles se doivent d’offrir une parfaite continuité avec l’interface web. Elles doivent toujours disposer des dernières informations à jour, même en déplacement. Pour cela, ils misent sur des technologies de synchronisation automatique des données en temps réel.

Par ailleurs, le travail sans connexion est devenu indispensable pour les utilisateurs fréquemment en déplacement. Le logiciel doit donc permettre la sauvegarde et la modification hors ligne des informations métiers. La synchronisation des mises à jour est différée au prochain accès réseau.

Support et évolutivité 

Le choix d’un partenaire fiable sur le long terme est important pour accompagner la progression des projets. Le support client doit donc être une composante clé lors de la sélection d’un logiciel de gestion de projet.

La réactivité en cas de besoin est cruciale pour maintenir la productivité des équipes. Les éditeurs doivent proposer différents canaux d’assistance tels que : 

• la mise à disposition de documentation technique détaillée ; 
• un espace de questions-réponses en ligne ; 
• un service d’assistance téléphonique joignable rapidement.

Par ailleurs, le marché des logiciels évoluant vite, choisissez une solution suffisamment flexible pour s’adapter aux nouveaux besoins métiers. Certains éditeurs font le pari d’une personnalisation poussée de leur offre tandis que d’autres misent sur des mises à jour fréquentes. Quel que soit le modèle, l’objectif est de disposer d’un outil toujours plus complet, intuitif et ancré dans son époque pour piloter des projets complexes.